打造高效会议
不要以为我们经常参与的开会，是一件“小事”，没有系统没有技巧的会议，只会落得浪费时间与人力，一事无成，反之，高效会议，则助有效解决问题，快速达成目标。
没有什么比连续召开几个小时的会议更低效了，长时间开会不仅有损员工的士气，从长远来看也会严重损害公司的资源。
《哈佛商业评论》专栏作者阿婿肯纳斯，归结出老板爱开会的3个理由：
理由1：认为透过开会可以鼓励交流，使得会议充满非目标议题的闲话家常。
理由2：形成交换讯息的网络，当组织愈来愈大，要了解其他单位在进行的工作，只能透过大拜拜式的集会。
理由3：会议是权力的展现，在会议中的发言，象征着重要价值，而领导正是坐在决策桌上的人。
这些心理因素，使得许多会议成为不必要的仪式。继续忍受这些，那么你的组织应该也可以继续忍受平凡，以及烂绩效。
其实，开会也有技巧。好的会议可以搜集资讯，做出关键决策，让开会更有效率。
会议前：构思会议内容
·清楚设定议题
为什么要召开这次会议？想要藉此达成什么？是会前最需要想清楚的。这也是确认是否需要开会的最好方法。如果这个会议纯属资讯的告知，没有多少你来我往的讨论，那么很可能用备忘录或电邮的方式传达资讯就够了，减少打扰员工工作的会议。
清楚目的，才能清楚规划议程的长短及形式。如果是要针对特定问题，做出决议，事前先提供相关的背景资料，有助与会者更快了解状况。如果是脑力激荡，就要设计让大家更放得开的氛围。规规矩矩地正襟危坐，恐怕就不适合创意发想。
·制定议程
如果你是组织召开会议的经理，一定要给所有与会者发一封电子邮件，以便他们都了解会议内容。这样就可让利益相关者准备好必要的报告或最新进展汇报。为了更加明确，可以逐条列出会议内容。在使用会议议程时，可让制定议程的人做为会议主持人，以确保会议不跑题。
